Miksi täyttää ajopäiväkirjaa?

kirjoittaja  -
Aukoton ajopäiväkirja on yrityksen ajoneuvojen ALV-vähennyksen edellytys. Ajopäiväkirjojen avulla yritys poistaa riskin veroseuraamuksista myös työntekijän osalta.

Helposti saatetaan unohtaa, että yrityksellä ja sen työntekijöillä on käänteinen todistusvelvollisuus yrityksen ajoneuvoilla tehdyistä ajoista, eivätkä mahdolliset veroseuraamukset välttämättä koske pelkkää yritystä, vaan oma riskinsä on myös työntekijällä itsellään. Yrityksen ja työntekijöiden tulee pystyä todistamaan, ettei yrityksen ajoneuvoilla ole ajettu yksityisajoja. Muussa tapauksessa verottaja arvioi yksityisajojen määrän.

Ajantasaisen dokumentoinnin avulla varmistetaan, että veroseuraamuksilta säästytään. Ajopäiväkirja on helppo tapa pitää dokumentointi kunnossa, varsinkin kun se otetaan osaksi päivittäisiä työskentelyrutiineja.

Mitä tietoja ajopäiväkirjaan tulisi merkitä? Ajopäiväkirjan pitää sisältää seuraavat tiedot kaikkien työmatkojen osalta:

  • Ajon alkamis- ja päättymisaika
  • Ajon alkamis- ja päättymispaikka
  • Tarvittaessa ajoreitti
  • Matkamittarin lukema alussa ja lopussa
  • Matkan pituus
  • Ajon tarkoitus
  • Auton käyttäjä

Ajopäiväkirjoja voi olla sekä sähköisiä että paperisia. Osa täyttää ajopäiväkirjaa excel-pohjalle, osa kirjaa ajot perinteiseen ajopäiväkirjaan ja osa käyttää sähköistä ratkaisua. Kaikki tavat ovat hyväksyttäviä, pääasia on, että kaikki vaadittavat tiedot on täytetty jokaisen ajon osalta.

Verottaja edellyttää, että ajopäiväkirjoja tulee säilyttää seitsemän vuotta. Kun ajopäiväkirja otetaan osaksi päivittäisiä rutiineja, ajojen kirjaaminen tulee luonnostaan eikä dokumentoinnissa esiinny puutteita.