Ajopäiväkirja ja yksityisyydensuoja

Sähköiset ajopäiväkirjat rakentuvat vahvasti GPS-paikannuksen ympärille, seuraten ajoneuvojen ja muun kaluston liikkeitä ympäri vuorokauden. Digitalisaation kehittyessä myös yksityisyydensuojaa ja tietoturvaa tulee kehittää.

Kun palveluntarjoaja valmistaa tuotteita ja palveluja, joissa käsitellään sekä yrityksen että työntekijöiden henkilökohtaisia tietoja, tulee palveluntarjoajan pystyä todentamaan, ettei tietoja joudu kolmansien osapuolien nähtäväksi ja ne pysyvät muuttumattomina.

Tietoturva ja ajopäiväkirjat

Tietoturvasertifikaattien avulla palveluntarjoaja voi todentaa asiakkaalle, että yritys todella panostaa tuotteissaan ja palveluissaan tietoturvaan ja yksityisyydensuojaan. Tunnetuimpia niistä on esimerkiksi kansainvälisesti tunnettu ja arvostettu ISO 27001 –tietoturvasertifikaatti, joka on myönnetty ABAXille jo vuodesta 2012 alkaen. Tietoturvaan liittyvät asiat eivät välttämättä rajoitu vain palveluntarjoajaan vaan myös heidän yhteistyökumppaneihinsa, mikäli sellaisia on käytössä.

Ajopäiväkirja ja GPS-paikannus yrityksen ajoneuvossa

Kun työnantaja haluaa asentaa yrityksen omistamiin ajoneuvoihin GPS-paikannuslaitteet esim. kuljetettavan omaisuutensa seuraamiseen ja verosäännösten noudattamiseen perustuen, on hänellä oikeus siihen. Työnantaja on kuitenkin velvollinen ilmoittamaan työntekijöilleen ennakkoon paikannuslaitteen käyttöönotosta YT-neuvottelumenettelyn muodossa sekä perustella syyt paikannukselle. Välillisestä paikantamisesta puhutaan, kun ajoneuvon paikannustiedot voidaan jollakin lailla yhdistää työntekijään, esim. työvuorolistan perusteella. Sijaintitietojen käsittely on sallittua, kun yrityksellä on asiallinen tarve siihen edistääkseen toimintaansa esim. resurssien organisointi tehokkaammin, tuotannonohjaus tai turvallisuuden edistäminen. Sijanititiedon käyttö pelkkään työajan seurantaan voi olla mahdollista silloin, kun työntekijä tekee työtään enimmäkseen muualla kuin työnantajan tiloissa, eikä työnantajalla ole käytettävissään muita yksityisyydensuojaan vähemmän puuttuvia keinoja. Työajanseuranta on tällöin määriteltävä yhdeksi sijainnin seurannan käyttötarkoitukseksi.

Ajopäiväkirja ja GPS-paikannus työsuhdeautossa

Työntekijä voi vapaasti hallinnoida oman GPS-laitteensa luomien sijaintitietojen näkyvyyttä työnantajalle ellei työnantajalla ole perusteltua syytä ajoneuvon sijaintitietojen näkymiselle. Tällaisia perusteltuja syitä voi olla muun muassa parempi asiakaspalvelu ja kustannustehokkuuden parantaminen työssä, jossa liikkuminen asiakkaiden välillä ajoneuvolla on olennainen osa palvelua ja tehokkuutta. Sähköisellä ajopäiväkirjalla voidaan todeta autoedun kilometriperusteisen ennakkoperinnän suuruus tai osoittaa oikeudet alennettuun arvoon alle 18000 km yksityisajoissa tai yli 30000 km työajoissa vuoden aikana. Sähköinen ajopäiväkirja on myös tarkka ja tehokas keino laatia käyttöetuauton kilometrikorvaushakemus.

Ajopäiväkirja ja GPS-paikannus yksityisautossa

Yksityisajoneuvon paikantamisessa pätee samat säännöt kuin työsuhdeauton paikannuksessa; hyvin perusteltuna sijaintitiedot tulee näyttää työnantajalle työajojen osalta. Mikäli kuljettaja on päättänyt pitää sijaintitietonsa vain omana tietonaan, toimitetun ajopäiväkirjan osalta näkyvät vain ne työajot, joista yksityisajoneuvon käyttäjä hakee kilometrikorvauksia.

 

Työnantaja voi asettaa tietyt säännökset yksityisajoneuvon käyttäjälle kilometrikorvauksen hakemiseen ja GPS-paikannuslaitteeseen. Työnantaja voi esimerkiksi ohjeistaa ajansäästöön ja tarkkuuteen perustuen, että kilometrikorvauksia on mahdollista hakea vain, jos ne todennetaan sähköisesti tietyn palveluntarjoajan GPS-laitteen avulla.

 

Työelämän tietosuojalain mukaan työantajan rekisterinpitäjänä on informoitava työntekijöitä henkilötietojen käsittelystä. Tämä tarkoittaa sitä, että paikannusjärjestelmän avulla kerättävien työntekijöitä koskevien paikannustietojen käytöstä on riittävällä tavalla tiedotettava työpaikalla, siten että kaikki työntekijät ovat tietoisia paikannuksen tarkoituksesta ja heidän henkilötietojensa käsittelystä paikantamisen yhteydessä. Tietosuoja-asetukseen perustuen työnantajalla on oltava yhteys rekisteröityyn ja siten viimeistään työsuhteen päätyttyä työntekijän tietoja ei enää tule säilyttää, ellei tietoja tarvita muuhun tarkoitukseen (kuten verosääntöjen noudattamista tai kirjanpitolain vaatimuksia varten).

 

Kehotamme yritysasiakkaitamme avoimuuteen paikannuslaitteita asennettaessa. Paikannukseen liittyvistä asioista on hyvä keskustella ja kuunnella työntekijöiden mahdollisia kysymyksiä. Motivaatiota saattaa myös lisätä, mikäli yritysjohto päättää sijoittaa osan paikannuslaitteiden avulla säästetyistä rahoista työyhteisön hyväksi.

 

Lue lisää aiheesta:

Tietosuojavaltuutetun toimiston sivuilta

Palveluntarjoajan vastuu GPS-laitteissa

Tietoa ABAXista: Tietoturvallisuuspolitiikkamme

Ota meihin yhteyttä

Ota meihin yhteyttä tällä lomakkeella, niin vastaamme sinulle mahdollisimman pian. Anna tarkempia tietoja kysymyksestäsi, niin osaamme kohdistaa viestisi oikein.